Даже у тех предприятий, деятельность которых не связана со сферой информационных технологий, постоянно растёт объем данных, которые необходимо хранить. Такими данными могут быть договора и бухгалтерия.

●В случае если данные хранятся в единственном экземпляре на жёстком диске настольного или портативного компьютера, данные могут потеряться по следующим причинам:

●сбой запоминающего устройства;
●воздействие внешних факторов как влажность, температура и удар;
●человеческий фактор, например случайное удаление;
●потеря компьютера.

Во избежании потери данных их следует архивировать. Даже периодическое копирование данных на флеш-накопитель значительно уменьшает вероятность их потери, но данное решение не самое надёжное, безопасное и удобное. Для повышения надёжности и удобства процесс архивации должен быть автоматизирован — проходить без участия человека. Безопасность повышается установкой запоминающего устройства с резервными копиями в место, которое доступно для ограниченного круга лиц.