Isegi infotehnoloogia valdkonnaga mitte seotud ettevõtetel alati tekib juurde andmeid, mida on vaja säilitada. Selliste andmete hulka kuuluvad näiteks lepingud ja raamatupidamine.

Juhul, kui andmeid säilitatakse ühes eksemplaris laua- või sülearvuti kõvakettal, siis on märkimisväärselt suur risk, et andmed võivad hävida järgnevatel põhjustel:

●salvestusseadme rikkel;
●välise teguri nagu niiskuse, temperatuuri ja põrutuse mõjul;
●inimlikul eksitusel, näiteks kustutamisel;
●arvuti kaotamisel.

Andmete hävimise vältimiseks on kasulik neid pidevalt varundada. Isegi mälupulgale koopiate tegemine vähendab märkimisväärselt andmete hävimise tõenäosust, kuid ei ole kõige kindlam, turvalisem ja mugavam lahendus. Kindluse ja mugavuse tõstmiseks peab varundamise protsess olema automatiseeritud ehk toimuma sõltumata inimesest. Turvalisuse tõstmiseks peab varukoopiad säilitav salvestusseade asuma ainult kindlatele isikutele kättesaadavas kohas.